Quando se trata de e-mails, eu costumo ser muito prolixo.
Eu vivo com um medo intenso de parecer muito direta ou fria, e há algo sobre todas aquelas palavras extras, sutilezas e (embaraçosamente) pontos de exclamação que me fazem soar um pouco mais caloroso e amigável.
Mas, aqui está a coisa: estou perdendo meu próprio tempo - junto com o tempo da pessoa lendo minha mensagem.
Ninguém quer gastar sua preciosa energia mental através de penugem para chegar ao seu ponto. Então, se você tem um ponto fraco em seu coração para conversas e linguagem florida como eu, como você consegue desmontar suas próprias mensagens para as coisas que realmente importam?
Aqui estão quatro dicas úteis que me ajudaram:
1. Cortar Palavras e Frases de Enchimento
As chances são altas que você está polvilhando frases de enchimento em seus e-mails.
Não acredita em mim? Digite um e-mail para um colega e veja quantas vezes você incluiu as palavras “eu acho”. Embora isso ajude a suavizar seu idioma, é totalmente desnecessário. Supõe-se que é isso que você pensa, já que você é quem está escrevendo a mensagem.
A mesma regra vale para uma palavra como "apenas". Todos nós a apimentamos aqui e ali. Mas, na maioria dos casos, pode ser cortado completamente.
Quando se trata de filtrar qualquer outra confusão que possa estar escondida, há mais uma dica do meu ex-instrutor de jornalismo que ainda fica comigo: Procure onde você incluiu vírgulas. Muitas vezes, eles seguem um qualificador que você pode excluir. Você sabe, coisas como "Escusado será dizer", "No entanto", "Na verdade", ou mesmo que "Você sabe" que eu usei para começar esta mesma frase.
2. Use pontos de bala
Incluindo o contexto necessário é uma coisa. Mas, especialmente nos e-mails, é tentador ir ao mar e encher sua mensagem com todos os tipos de detalhes irrelevantes.
É por isso que fazer uso de marcadores pode ser muito útil - eles forçam você a ser muito mais conciso e direto com sua escrita. Desafie-se a identificar se há parágrafos que seriam melhor transformados em uma lista encurtada.
Embora você não queira que todo o seu e-mail seja um conjunto de pontos aparentemente interminável, quebrar alguns trechos maiores de texto pode ajudar a tornar sua anotação mais curta (e muito mais organizada).
3. Encaminhar pessoas a documentos relevantes
De vez em quando, as informações que você está tentando desesperadamente preencher em seu e-mail já foram gravadas em outro lugar - seja em um documento, uma apresentação, um site ou algo totalmente diferente.
Não há necessidade de você reinventar a roda. Então, se você puder desenterrar um recurso adicional que já compartilhe todas as informações que precisam conhecer, encaminhe seu destinatário para isso - em vez de tentar resumi-lo.
4. Ignorar a conversa fiada
Se você é como eu, você deu uma olhada nesta dica e pensou: Você está brincando comigo? Ignorar essas gentilezas certamente me transformará no monstro do escritório!
Eu entendo de onde você está vindo - prefaciar cada uma das minhas mensagens com uma pergunta amigável parece ser a coisa educada a se fazer. Mas, mais frequentemente do que não, fica completamente sem resposta de qualquer maneira. É a parte totalmente desnecessária que a maioria das pessoas simplesmente faz.
Sinta-se à vontade para continuar rápido e agradável "Espero que você esteja indo bem!" No entanto, provavelmente é melhor apertar o botão de backspace em qualquer coisa além disso.
Esses truques em ação
Quer uma prova de que essas dicas realmente funcionam? Dê uma olhada nos exemplos abaixo para ver como o segundo e-mail recebe o mesmo ponto em relação ao primeiro - com muito menos palavras.
- Os números de vendas deste trimestre estão em baixa. Como podemos apresentar isso de uma maneira que não seja tão negativa?
- A apresentação pode ser mais forte se mudarmos o pedido. O que você acha?
Esse primeiro email é 198 palavras. O segundo? São 93 palavras concisas e simplificadas - o que significa que a primeira mensagem tinha mais que o dobro do comprimento do segundo.
Esteja avisado que alguma mensagem será mais fácil de aplicar essas táticas do que outras. E você provavelmente não conseguirá cortar cada um que você escrever ao meio.
Mas não deixe isso desencorajar você. Em vez disso, lembre-se de que o simples ato de tentar ser mais eficiente e eficaz em sua comunicação escrita é realmente o que mais importa. Desde que você continue consciente, seus e-mails continuarão melhorando.
