É um lindo verão na sexta-feira de manhã, e você está posicionado para uma escapadinha no escritório. Então você verifica sua caixa de entrada e se encolhe. Talvez juro. Ali está - o título da mensagem em vermelho, o ponto de exclamação marcando-o como urgente. Seu sonho de um happy hour de sexta-feira de sol na praia se derrete enquanto você lê o pedido que é necessário até as 4 da tarde de hoje.
Todos nós já estivemos lá. A temida simulação de incêndio - jargão do escritório para a invasão inesperada e inesperada de alta energia em sua sexta-feira pacífica. Porque, vamos encarar, os treinos de fogo nunca acontecem em um bom momento, certo?
Essas situações urgentes não apenas consomem seus planos de sair cedo numa tarde de sexta-feira - eles também rasgam o resto da sua lista de tarefas em pedaços. De repente, você passou o dia inteiro em uma simulação de incêndio, enquanto o resto de suas responsabilidades caiu no esquecimento. Como você se mantém unido e fica no caminho certo quando essas bombas caem na sua produtividade?
Não importa onde você trabalhe, essas emergências, sem dúvida, farão parte da vida profissional. Use essas dicas para abordá-las com uma nova perspectiva, para que você possa percorrê-las com mais eficiência e se recuperar mais rapidamente - e, idealmente, evitá-las no futuro.
Esclareça a atribuição
Não há nada pior do que rasgar uma tarefa de treinamento de incêndio e, depois, ser dito: “Isso não é exatamente o que eu queria”.
Quando você está se movendo rapidamente, muitas vezes esquece de fazer as perguntas que fornecerão uma clara intenção para o que você deve entregar. E, quando seu gerente está em pânico, ele também pode não estar 100% claro. Fazer boas perguntas - como as que se seguem - pode poupar muito tempo a você:
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Qual é o problema que estamos tentando resolver? Isso ajudará você a esclarecer qual deve ser o resultado final. Antes de mergulhar, você quer ter certeza de que seu trabalho vai resolver o problema em questão.
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Qual é o produto exato que precisamos fornecer? Você espera produzir slides, uma planilha, uma narrativa ou outra coisa?
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O que está motivando a necessidade de completá-lo até as 4 da tarde? Seu chefe pode querer vê-lo por volta das 4 da tarde - mesmo que não esteja previsto até o meio da próxima semana - para que ele ou ela tenha tempo de refletir sobre isso. Se for esse o caso, pode abrir uma janela para renegociar a linha do tempo.
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Quais outras opções nós temos? Talvez já tenha sido feito um trabalho que possa ser reutilizado e atualizado, em vez de criar algo do zero.
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Quais informações adicionais são necessárias para que isso seja feito? Uma vez que você tenha levantado a questão sobre uma tarefa urgente, pense em quem mais precisará para entrar e, em seguida, coloque-a em modo de espera. Ligue para Megan em contabilidade com um aviso que você vai precisar de números, ou ligue para Dorinda no atendimento ao cliente para que ela saiba que ela precisa pegar os dados mais recentes da pesquisa.
- Qual é o custo de oportunidade de mudar todos para este exercício de incêndio? Deixe alguém saber o que vai cair do seu prato hoje por causa deste desenvolvimento. Isso ajudará você a determinar se a simulação de incêndio realmente deve ser sua prioridade ou se outro de seus projetos deve manter sua atenção.
Renegocie a linha do tempo
Certa vez trabalhei para um gerente que estava determinado a entregar mais para os executivos. Se ela tivesse três dias para transformar alguma coisa, ela exigiria que largássemos tudo e fizéssemos em poucas horas. Embora essa reviravolta rápida seja simplesmente destinada a impressionar os superiores, isso significa, infelizmente, exercícios de incêndio para todos os outros.
Se você sentir que isso pode estar acontecendo, converse com seu chefe. Veja se você pode renegociar a linha do tempo para que não seja um colapso total da produtividade, mas ainda assim feito de uma forma que faça com que ele pareça uma estrela do rock. Se você puder comprar a si mesmo apenas 24 horas extras, isso tornará a broca mais suportável, enquanto ainda lhe dará tempo para cuidar do seu trabalho originalmente planejado.
Não atire para a perfeição se o “primeiro passe” fizer
No início de minha carreira, os treinos de fogo eram um assassino porque eu estava obcecado com o trabalho para garantir que fosse absolutamente perfeito. Então - depois que passei algumas rodadas refazendo isso -, percebi que as perfurações de fogo geralmente exigem apenas uma "primeira passagem" ou um rascunho inicial bruto.
Antes de começar a trabalhar em uma simulação de incêndio, verifique para onde o trabalho terminará quando você terminar com ele. Se não for para um executivo ou cliente (ainda), não fique obcecado com isso tentando torná-lo perfeito. Exercícios de fogo geralmente permitem uma primeira passagem em algo que pode ser revisado e aperfeiçoado mais tarde.
Recupere-se rapidamente
Exercícios de fogo podem tirar você do curso em que você estava trabalhando, mesmo depois de acabar com a emergência. Para que você volte ao caminho rapidamente, sempre mantenha uma lista de tarefas visível e em tempo real à mão. Dependendo de como você trabalha melhor e do tipo de tablet ou smartphone que você usa, confira aplicativos como todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist ou HabitRPG para acompanhar suas tarefas pendentes.
Como você lida com exercícios de incêndio, mova itens para cima ou para baixo na sua lista, dependendo do que você ainda tem tempo para realizar. Isso ajudará você a se sentir produtivo, apesar de perder algum tempo.
Também é útil ter um par de hacks de produtividade testados e comprovados no bolso de trás para ajudá-lo a recuperar seu ímpeto rapidamente. Por exemplo, talvez você use o método Pomodoro para definir um cronômetro por 25 minutos e depois agrupar todas as suas tarefas (essenciais) relacionadas a email. Depois faça o mesmo para ligações telefônicas, depois o mesmo para se preparar para as reuniões que você tem na semana que vem. Ao coletar e arar tarefas semelhantes, você recuperará seu senso de fazer as coisas apesar dos exercícios de incêndio.
Realizar uma revisão pós-ação
Depois que a fumaça figurativa desaparecer, enquanto a memória de todos estiver fresca, converse com sua equipe sobre o que aconteceu e por quê. A equipe tem um ponto cego? Foi um planejamento ruim que se transformou na emergência de todos? Foi algo que poderia ter sido evitado?
Para evitar simulações de incêndio no futuro, sua equipe precisa entender o que aconteceu e descobrir o que você pode fazer para evitar que isso aconteça no futuro.
Ter uma conversa com seu chefe
Se houver um padrão consistente de exercícios de incêndio em seu escritório, é hora de uma conversa de um tipo diferente. Considere encorajar seu chefe a examinar o padrão e ver o que ele ou ela pode fazer para diminuir a frequência.
Seja factual e direto: “Carmen, nas últimas três semanas tivemos sete exercícios de incêndio que tiraram a equipe das principais prioridades. Como resultado, nossas entregas no projeto ABC caíram, e isso não parece bom para nós ou para você. O que podemos fazer para reduzir essa dependência em retornos de emergência e construir parte desse trabalho em nosso plano regular? ”
Ao apontar a frequência e o custo desses exercícios, você poderá criar um novo nível de conscientização. E tendo uma estratégia de recuperação, você não sentirá que passou o dia todo se estressando com o que não estava fazendo.
