Quando comecei a gerenciar os outros, lembro-me de estar com paciência enquanto um analista da minha equipe tentava encontrar um documento que eu precisasse em seu computador. Quando - cinco minutos depois - ela disse que não conseguia encontrá-lo e me mandou um e-mail assim que localizou o arquivo, isso deixou uma impressão muito ruim em mim (e me fez pensar que outras bolas ela estaria soltando. ).
Então, tire isso de mim: embora nomear e organizar seus arquivos e pastas talvez não seja o tópico mais sexy que eu cobri (diz a mulher que lhe trouxe orçamentos e dicas do Excel), eu prometo a você, é importante. Não apenas ter um sistema de armazenamento on-line otimizado facilitará sua vida e economizará muito tempo, mas também fará com que você pareça mais organizado e supere suas coisas com seu chefe e seus colegas. Aqui estão suas diretrizes para viver.
1. Sua área de trabalho é sua mesa virtual
Você sabe como as pessoas dizem para manter sua mesa limpa o suficiente para que seu chefe não pense que você é um pateta? Isso se aplica também à área de trabalho do seu computador. É o lugar para colocar os arquivos em que você está trabalhando esta semana, não o lugar onde você deve arrastar todos os anexos que você já recebeu.
Recomendo que a sua área de trabalho seja reduzida ao menor número de pastas possível. Tenha um para cada grande projeto em que você está trabalhando atualmente, bem como sua pasta de trabalho principal, onde você pode acessar facilmente todo o resto. Se ainda não o fez, defina sua área de trabalho para uma grade (para que seus ícones nunca se sobreponham) e descubra a grande alegria dos atalhos.
Se você precisar de alguma ajuda extra para trazer estrutura para a sua tela inicial, experimente os aplicativos de organização do ambiente de trabalho, como Limpar ou Arrastar no Mac ou Cercas nos PCs.
2. Pastas devem ter uma estratégia
Percebi que a maioria das pessoas é over-folder ou under-folder, mas poucas acertam. Como saber onde você cai? Veja algumas das suas pastas mais comuns ou usadas recentemente e conte os documentos nelas. Se houver dezenas e dezenas de arquivos, você provavelmente poderia usar um pouco mais de estrutura; enquanto que, se tiver apenas um documento em Arquivos de Trabalho> Cliente A> 2012> Novembro> Relatório de Vendas , você é definitivamente um supercomputador crônico.
Aqui estão algumas regras que eu tento seguir:
3. Nomes de arquivos têm um propósito
Quando você está nomeando um arquivo, escolha uma frase que signifique algo. Se eu tiver um anexo chamado DSC1045.jpg ou Draft Idea.doc , não tenho uma maneira fácil de saber o que é - ou, mais importante, pesquisá-lo mais tarde. Um bom teste: imagine encontrar o arquivo em sua área de trabalho depois de alguns meses. Você poderia facilmente dizer o que é? Caso contrário, renomeie.
Para documentos que você cria regularmente, como notas para reuniões de diretoria mensais, pode ser mais fácil distinguir os documentos por data de reunião em vez de por tópico. Nunca use Mês-Dia-Ano, pois ele será classificado primeiro por mês, depois por dia, seguido por ano. Em vez disso, use Ano-Mês-Data (com o mês em números) para que você possa classificar com ordem cronológica. Por exemplo: Use 2012-10-27 Board Presentation.pdf em vez de Oct27-12 Board Presentation.pdf ou 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Isso economizará muito tempo ao navegar e pesquisar mais tarde.
4. Controle de Versão, Controle de Versão, Controle de Versão
Se você se lembrar de alguma coisa sobre nomeação de arquivos, seja o controle de versão. Essa é fácil. Quando você cria um documento pela primeira vez, ele deve terminar com v1. Por exemplo, eu nomearia uma proposta: ClientA Proposal_v1.ppt . Toda vez que você salvar as alterações e enviá-las para clientes ou colegas, atualize-as para a versão 2, 3, 4 e assim por diante. Quando o documento estiver concluído, você deverá salvar ClientA Proposal_vf.ppt ou ClientA Proposal_final.ppt para facilitar o acesso mais tarde. Porque não há nada pior do que se perguntar se havia uma versão 14, ou se a versão 13 era realmente a versão final.
