No mês passado, ofereci três dicas para melhorar o gerenciamento de projetos, incluindo como delegar adequadamente, como aproveitar ao máximo as ferramentas e como encerrar seu projeto de maneira significativa. Mas o gerenciamento de projetos apresenta tantos desafios únicos, com um vasto campo de pesquisa que continuamente apresenta novas abordagens e perspectivas, por isso não pude deixar de seguir com mais alguns conselhos.
Essas dicas enfocam o gerenciamento proativo de várias das coisas que podem surpreender você e atrapalhar seu sucesso. Às vezes parece que poucos demônios falidos espreitam em todos os cantos, esperando para lhe dar uma boa "pegadinha"! Veja como o gerenciamento de riscos, o gerenciamento de mudanças e o gerenciamento de escopo aumentarão suas chances de sucesso.
1. Preste muita atenção aos seus riscos
Um risco é uma ameaça que ainda precisa se materializar, e a primeira coisa que você pode fazer para evitar que isso se materialize é simplesmente saber que ele existe. Se você estiver desenvolvendo um novo aplicativo que os clientes podem usar para pagar suas contas, os riscos podem ser menores ou moderados (um membro da equipe é reatribuído, deixando poucos funcionários) para os principais (mudanças nos regulamentos de pagamento móvel exigem que você usar tecnologia totalmente diferente). Você não pode evitar que todos os riscos aconteçam, mas um relato abrangente e cuidadoso de qualquer risco concebível pode ajudá-lo a administrar essa possibilidade.
Durante a fase de planejamento de seu projeto, desenvolva um registro de riscos onde você pode rastrear qualquer risco que possa representar um desafio para o seu cronograma, seu orçamento ou sua capacidade geral de concluir o projeto. Existem muitos modelos diferentes disponíveis on-line, mas a maioria sugere incluir uma descrição do risco, a data em que foi levantada, a probabilidade de que isso aconteça e a gravidade das consequências, se ocorrer. Cada risco deve ter um proprietário designado para monitorá-lo e, mais importante, um conjunto significativo de ações que podem ser tomadas para reduzir a chance de ocorrência desse risco (se existir algum). Por exemplo, o risco de um servidor falhar, causando a perda de dados das pessoas, pode ser de baixa probabilidade, mas de alta gravidade, satisfeito por um plano de mitigação para instalar um servidor de backup. Mesmo que a probabilidade seja baixa, o impacto seria tão grande que medidas precoces e seguras para dar conta de sua possibilidade valeriam o custo e o esforço.
Lembre-se de que esse deve ser um documento vivo e que deve ser analisado e monitorado à medida que surgem ao longo do projeto.
2. Estabelecer as bases para a mudança
O gerenciamento de projetos significa necessariamente que você está atrapalhando o status quo de alguma forma. E não é segredo que muitas pessoas acham a mudança, bem, difícil, para dizer o mínimo. Em um white paper para o Project Management Institute, a consultora Marge Combe discute o conceito de prontidão de mudança como capital - humano ou não - que uma organização está pronta para dedicar a uma mudança, e a disposição psicológica das pessoas cuja cooperação é necessária para implementar a mudança. Se você não pode se dar ao luxo de fazer a mudança, ou se todos os seus trabalhadores estão alinhados do lado de fora com sinais de protesto, obviamente você não está em posição de seguir em frente.
Então, o que você pode fazer para estabelecer as bases para uma mudança, seja ela grande ou pequena? Os aspectos tangíveis do gerenciamento de mudanças são um pouco mais fáceis de lidar. Se estiver claro que você não tem dinheiro, equipamento ou capacidade tecnológica para realizar o trabalho, essas são as coisas que você deve resolver imediatamente.
É o trabalho cultural e psicológico que requer uma execução mais cuidadosa. Se os funcionários ou clientes forem resistentes a uma mudança, reserve um tempo para entender o motivo. Talvez haja um mal-entendido que você possa esclarecer, ou uma grande falha em seu plano que você não tenha considerado. Uma equipe de funcionários pode estar resmungando sobre uma mudança do processamento de formulários em papel para formulários eletrônicos. Em vez de assumir que a equipe é resistente à mudança, uma discussão com eles sobre suas reservas pode revelar que o sistema eletrônico não tem como lidar com exceções, o que acabará levando à desorganização e a dois processos separados. Entender a perspectiva da equipe que usaria esse dia a dia pode ajudar a garantir que a mudança atenda à organização inteira.
Organizações com pessoas que estão abertas a uma mudança e que entendem a mudança e seus benefícios para elas são muito mais propensas a ver que a mudança acontece sem problemas do que aquelas que mantêm as pessoas no escuro.
3. Pense em Scope Creep como seu inimigo mortal
Escopo - quando os parâmetros de seu projeto gradualmente superam as fronteiras originais que você estabeleceu - é um descarrilador freqüente de projetos. E isso é em grande parte porque muitas vezes parece fazer sentido expandir seu escopo original. Você pode se ver batendo na testa em um momento “por que não pensei nisso” ou ser convencido por uma parte interessada de que um sino extra ou um apito irá economizar horas de trabalho todos os dias.
Via de regra, não repito, não reprovo essas exigências.
É claro que às vezes os requisitos mudam, e pode ser mais fácil mudar o jogo hoje do que voltar quando tudo estiver dito e feito. Mas esses acréscimos geralmente se somam, entregando-o diretamente ao infeliz universo de orçamento excessivo e fora do prazo.
A melhor maneira de evitar o aumento do escopo é gastar mais tempo e energia na coleta antecipada de requisitos, entrevistando exaustivamente aqueles com experiência no assunto e fazendo as perguntas certas para garantir que você não está perdendo nada. E no inevitável caso, considere cuidadosamente os custos e benefícios de uma mudança no seu escopo. Se necessário, mantenha uma lista atualizada dos aprimoramentos da fase dois que você poderá revisitar quando o projeto original estiver em andamento.
Tanto de obter os resultados que você quer na linha do tempo que você precisa pode ser rastreada até ser pró-ativo. Treine-se para sentir o cheiro de um problema antes que ele apareça, e sinta o puxão de escorregamento antes que ele o leve para um buraco de distração. Você não vai pensar em tudo, mas a previsão bate em retrospectiva em qualquer dia.
