Os formulários de navegação já existem há algum tempo, e muitos bancos de dados, incluindo o Microsoft Access 2013, os utilizam para facilitar o acesso dos usuários - principalmente novos usuários - ao software. Eles pretendem simplificar a localização dos formulários, relatórios, tabelas e consultas mais usados. Os formulários de navegação são configurados como o local padrão quando um usuário abre um banco de dados. Os usuários são apresentados aos componentes do banco de dados que provavelmente precisarão, como um formulário de pedido, dados do cliente ou relatório mensal.
Os formulários de navegação não são uma localização geral para todos os componentes de um banco de dados. Geralmente, eles não incluem coisas como relatórios executivos ou previsões financeiras, a menos que esse seja o propósito do banco de dados, porque essas informações geralmente são restritas. Você deseja que funcionários e equipes acessem dados rapidamente, sem expô-los a material exclusivo, restrito ou de teste beta.
A melhor coisa sobre formulários de navegação é que você tem controle total sobre o que os usuários encontram neles. Você pode criar diferentes formas de navegação para diferentes usuários, o que simplifica o treinamento de novos funcionários. Ao fornecer aos usuários tudo o que eles precisam na página de abertura, você reduz o tempo necessário para os usuários se familiarizarem com o que precisam. Depois de terem a base para a navegação, eles podem começar a aprender sobre as outras áreas em que ocasionalmente precisam ir para concluir suas tarefas.
O que adicionar a um formulário de navegação no Access 2013
Cada empresa, departamento e organização é diferente, então, em última análise, depende de você o que você adiciona ao formulário de navegação. Você deve dedicar tempo e reflexão para determinar o que pertence e o que não pertence ao formulário. Você quer tornar mais fácil encontrar e usar todas as coisas que alguém precisa na entrada de dados ou na geração de relatórios, especialmente formulários e consultas. No entanto, você não quer que o formulário de navegação seja tão cheio que os usuários não encontrem o que precisam.
Um dos melhores lugares para começar é obter feedback dos usuários existentes. O formulário precisará ser atualizado periodicamente, novos formulários serão adicionados ao processo, algumas tabelas serão descontinuadas ou consultas serão renomeadas para deixar claro como usá-las, mas a primeira versão do formulário deve ser a mais próxima perfeito quanto possível. Obter a entrada inicial dos usuários atuais, pelo menos, permite que você saiba os tipos de coisas que devem estar na versão inicial. Com o tempo, você pode pesquisar os usuários para ver o que mudou ou deve ser atualizado no formulário de navegação.
A mesma abordagem é válida para os formulários de navegação existentes. A menos que você trabalhe com todos os bancos de dados toda semana, provavelmente você não está tão familiarizado com o que grupos e divisões diferentes precisam. Obtendo o feedback deles, você mantém os formulários de navegação terminando em um objeto legado que ninguém usa.
Quando adicionar um formulário de navegação
Na maioria dos casos, os formulários de navegação devem ser adicionados antes do lançamento de um banco de dados. Isso faz com que os usuários usem o formulário em vez de se debaterem nas áreas e possivelmente trabalharem em locais no banco de dados em que não deveriam estar trabalhando.
Se você é uma pequena empresa ou organização, talvez ainda não seja necessário um formulário de navegação. Por exemplo, se você tiver menos de 10 objetos, formulários, relatórios, tabelas e consultas, não estará em um estágio em que precise adicionar um formulário de navegação. Ocasionalmente, crie uma revisão periódica de seu banco de dados para determinar se o número de componentes cresceu o suficiente para precisar de formulários de navegação.
Como criar um formulário de navegação no Access 2013
A criação inicial de um formulário de navegação do Microsoft Access 2013 é relativamente simples. Os problemas começam quando chega a hora de começar a adicioná-los e atualizá-los. Certifique-se de ter um plano antes de começar, para que você possa ter uma primeira versão completa.
- Vá para o banco de dados onde você deseja adicionar um formulário.
- CliqueCrio > Formulários e clique no menu suspenso ao lado Navegação para selecionar o layout do formulário que você deseja adicionar. O painel de navegação é exibido. Se isso não acontecer, pressione F11.
- Confirme se o formulário está em Layout Ver procurando por uma área chamada Ferramentas de Layout de Formulário no topo da faixa de opções. Se você não vê, clique com o botão direito no Formulário de Navegação aba e selecione Visualização de layout da opção Layout.
- Selecione e arraste o componente que você deseja adicionar ao formulário de navegação a partir das tabelas, relatórios, listas, consultas e outros elementos no painel no lado esquerdo da tela.
Depois de ter o formulário organizado da maneira desejada, você pode editar os nomes de diferentes partes do formulário, incluindo legendas.
Quando sentir que o formulário está pronto, envie-o para uma verificação final por aqueles que o usarão para obter o feedback.
Definindo o formulário de navegação como a página padrão
Depois de passar o tempo planejando e criando o formulário, você quer que seus usuários saibam que ele está disponível. Se este é o lançamento inicial do banco de dados, torne o formulário de navegação a primeira coisa que os usuários encontram quando abrem o banco de dados.
- Vamos para Arquivo > Opções.
- Selecione Banco de dados atual no lado esquerdo da janela que aparece.
- Clique no menu suspenso ao lado de Exibir formulário debaixo Opções de Aplicação e escolha seu formulário de navegação nas opções.
Práticas recomendadas para formulários de navegação
- Os bancos de dados evoluem com o tempo e o formulário de navegação precisa refletir essas mudanças. Crie uma agenda para revisar periodicamente o formulário.
- Não sobrecarregue seu formulário de navegação.Quanto mais coisas você adicionar, menos eficaz será.
- Rótulo de elementos de formulário com nomes que facilitam para os usuários descobrir como devem usar cada elemento. Se os usuários devem acessar formulários e relatórios em uma determinada ordem, faça o formulário refletir isso.
- A codificação por cores de diferentes formas de navegação pode poupar muitos problemas mais tarde. Definir um departamento como verde e outro como roxo torna mais fácil para você acompanhar o que você tem e não fez e evitar confusões ao atualizar vários formulários ao mesmo tempo.
