Anteriormente, as empresas ficavam confinadas em seus escritórios, onde os funcionários trabalhavam em seus turnos de oito ou nove horas, depois passavam o tempo. Agora, os funcionários pegam seus BlackBerrys, laptops ou iPads, encontram acesso Wi-Fi e podem ir a qualquer hora e em qualquer lugar … com a ajuda de ferramentas de colaboração on-line para fazer o trabalho.
Para ajudar as empresas a aproveitar ao máximo sua força de trabalho móvel, muitas ferramentas de colaboração foram criadas com uma variedade de recursos para atender qualquer empresa, seja grande ou pequena. Escolher a ferramenta certa ajudará você a não apenas compartilhar documentos com facilidade, mas também criar a atmosfera certa para a formação de equipes, independentemente de onde os membros da equipe estejam localizados. Aqui estão cinco das melhores ferramentas de colaboração on-line disponíveis, que ajudam as empresas a aproveitar ao máximo sua força de trabalho móvel por meio do compartilhamento fácil de documentos e da criação de uma ótima atmosfera de construção de equipe:
1. Huddle - Uma das ferramentas de colaboração on-line mais conhecidas, o Huddle é uma plataforma que permite que os funcionários trabalhem juntos em tempo real, criando e editando documentos independentemente de sua localização. Os usuários podem facilmente criar equipes que trabalham juntas em um único espaço de trabalho, convidando colegas via e-mail. Assim que o convite for aceito, todos os membros da equipe poderão começar a carregar e editar documentos e também atribuir tarefas uns aos outros. O Huddle acompanha todas as alterações feitas e mantém os documentos originais disponíveis, o que é um dos seus recursos mais úteis.
O Huddle possui uma interface intuitiva e fácil de usar, portanto, quem nunca usou uma ferramenta de colaboração on-line poderá descobrir rapidamente como aproveitar ao máximo todos os recursos oferecidos. Além disso, configurar uma conta com o Huddle não leva mais do que alguns minutos, portanto, se você estiver procurando por uma ferramenta que possa começar a usar rapidamente, o Huddle pode ser sua escolha.
Sua conta gratuita permite que os usuários armazenem até 100 MB em arquivos, por isso é suficiente para aqueles que trabalham principalmente com documentos de processador de texto; no entanto, as pessoas que precisam de mais armazenamento precisarão pagar mais. Os preços começam a partir de US $ 8 por mês e podem incluir uma variedade de recursos para atender às necessidades do seu negócio.
2. Basecamp tem sido usado por mais de cinco milhões de pessoas em todo o mundo, de acordo com os fabricantes 37signals. É muito simples usar a ferramenta de gerenciamento de projetos, talvez a melhor ferramenta nessa lista para aqueles que nunca usaram as ferramentas de colaboração (ou mesmo a Internet!) Antes. Assim como no Huddle, a inscrição é rápida e fácil.
A interface é muito simples, talvez demais, pois é tão simples que às vezes parece inacabada. Mas o que a ferramenta carece de aparência, compensa em utilidade. Por exemplo, seu recurso de mensagens parece um quadro de mensagens, que permite que os usuários mantenham todas as discussões sobre um projeto em um único lugar. Se algumas das mensagens não forem destinadas a todo o grupo, os usuários poderão especificar quem tem a autorização para ver essas mensagens. Quando uma nova mensagem é postada, a equipe é notificada por e-mail, portanto, nenhuma mensagem é perdida. O Basecamp até envia um e-mail de resumo, informando sobre as atividades do dia anterior, o que facilita acompanhar o andamento de um projeto. Como a maioria das ferramentas de colaboração on-line, ele acompanha todas as versões de cada arquivo enviado. O Basecamp também é ótimo para empresas que possuem funcionários em vários países, pois estão disponíveis em vários idiomas.
No entanto, o Basecamp não é a melhor ferramenta para quem procura uma plataforma gratuita. Embora tenha um teste gratuito, o produto começa em US $ 49 por mês.
3. Wrike - Esta é uma ferramenta de colaboração online com e-mail em seu núcleo. Você pode adicionar projetos à plataforma enviando e-mails com CC que tenham alguma tarefa para sua conta do Wrike. Depois de criar um projeto, você pode optar por exibir a linha do tempo em dias, semanas, meses, trimestres ou mesmo anos, de modo que o relatório para qualquer período se torne muito fácil. Desde o início, os usuários notarão que o Wrike é uma ferramenta rica em recursos. Enquanto a interface é focada na funcionalidade, não é a melhor opção para usuários iniciantes, pois pode ser um pouco esmagadora.
Depois de criar uma tarefa no Wrike, recebe uma data de início e você pode inserir a duração e a data de vencimento. Você também pode dar à tarefa uma descrição detalhada e adicionar documentos relevantes. Você atribui tarefas adicionando endereços de e-mail aos seus colegas e eles recebem um e-mail notificando-os de que precisam realizar uma ação. O Wrike também lhe notificará sobre alterações em qualquer tarefa que seja de sua propriedade ou que tenha sido atribuída a você. Dessa forma, você não precisa manter o login no serviço apenas para ver se alguma alteração foi feita.
O Wrike é bom tanto para pequenas como para grandes empresas, já que pode receber até 100 usuários por vez, mas com um alto custo de US $ 229 por mês. O plano mais barato, que permite até cinco usuários, custa US $ 29 por mês. Há uma avaliação gratuita disponível, por isso, se você gostaria de ver se o Wrike é para você, tudo que você precisa fazer é se inscrever para um.
4. OneHub - Essa ferramenta de colaboração on-line permite que os usuários criem áreas de trabalho virtuais, chamadas de hubs. É fácil se inscrever no OneHub se você tiver uma Conta do Google, pois tudo que você precisa é usar seu nome de usuário e senha do Gmail e permitir que o OneHub acesse seu endereço de e-mail. Uma vez que você tenha feito login, você terá imediatamente seu primeiro espaço de trabalho, que você pode personalizar completamente - esta é a maior vantagem do OneHub em relação às outras ferramentas. Isso significa que, como criador do hub, você pode controlar completamente a interface do usuário, fazendo com que o OneHub se encaixe exatamente na sua equipe.
Fazer o upload de arquivos é tão fácil quanto arrastá-los do seu desktop e deixá-los no widget de upload do OneHub. Os uploads do OneHub são incrivelmente rápidos, então os documentos estão disponíveis para compartilhamento quase instantaneamente. Na guia de atividades, você pode acompanhar tudo o que está acontecendo com seu hub. Ele permite que você saiba quem adicionou / alterou o que e dá um link para a página com as últimas adições. Ele também codifica as ações em cores, por isso é fácil ver rapidamente as atualizações mais recentes do hub.
O plano gratuito permite 512 MB de armazenamento e apenas um espaço de trabalho. No entanto, se você precisar de mais espaço e funcionalidade, poderá atualizar sua conta por uma taxa mensal. Os planos começam em US $ 29 por mês e vão até US $ 499 por mês.
5. Google Docs Criado para competir com o Microsoft Office, o Google Docs também é uma ótima ferramenta de colaboração online. Para aqueles que têm o Gmail, não é necessário se inscrever, pois ele se vincula automaticamente à sua conta do Gmail. Caso contrário, inscreva-se leva apenas alguns minutos. Um dos recursos mais interessantes dessa ferramenta é que ela permite que os colegas de trabalho vejam as alterações uns dos outros em documentos em tempo real, conforme estão sendo digitados. Se mais de uma pessoa estiver fazendo alterações em um documento, um cursor colorido seguirá as alterações de cada pessoa e o nome da pessoa estará acima do cursor, para que não haja confusão com quem está alterando o quê. Além disso, o Google Docs tem um recurso de bate-papo. Assim, à medida que um documento é alterado, os colegas de trabalho podem conversar em tempo real.
Para aqueles que usam o Microsoft Office, o Google Docs será uma transição fácil. Ele tem uma interface muito limpa e fácil de usar e é uma ótima ferramenta para colaboração em documentos de processamento de texto ou planilhas. A única desvantagem é que ela é básica em capacidade de colaboração e não é tão rica em recursos quanto o Huddle ou o Wrike.
Essa é uma plataforma atraente para equipes que procuram uma ferramenta gratuita baseada na Web com recursos básicos de colaboração.
